Webinare und Onlinevorträge

Dieses Webinar wird angeboten in Zusammenarbeit mit der vhs DigitalKooperation WML. Es besteht eine Durchführungsgarantie.

Microsoft Copilot Chat und Microsoft Copilot erweitern die Microsoft-365-Umgebung um leistungsfähige KI-Funktionen für Recherche, Texterstellung, Datenanalyse und Präsentationsvorbereitung. Die Systeme arbeiten kontextbezogen mit vorhandenen Unternehmensdaten und unterstützen dabei, Informationen schneller auszuwerten, Inhalte strukturiert zu erstellen und Entscheidungsprozesse fundierter vorzubereiten.

Der professionelle Einsatz von KI im Unternehmen erfordert klare Strategien und ein Verständnis für Funktionsweise, Datenschutz und Qualitätskontrolle. Anhand praxisnaher Anwendungsszenarien aus Büroorganisation, Projektmanagement und Kommunikation wird gezeigt, wie präzise formulierte Prompts sowie auch automatisierbare, KI-gestützte Arbeitsabläufe zu belastbaren Ergebnissen unter Microsoft 365 (MS 365) führen. So entsteht ein produktiver, verantwortungsvoller Umgang mit KI-gestützter Assistenz.

Highlights:

• Unterschiede zwischen Copilot Chat und integriertem Copilot

• KI-gestützte Text-, Analyse- und Präsentationserstellung

• Effiziente Nutzung von Microsoft 365 mit KI-Unterstützung

• Prompt-Strategien für präzisere und nachvollziehbare Ergebnisse

• Datenschutz, Compliance und Qualitätssicherung im KI-Einsatz

Standardmäßig ist Microsoft Copilot Chat in der Produktivitätscloud von Microsoft (MS 365) integriert. Bei Microsoft Copilot handelt es sich um eine Zusatzerweiterung zur direkten Anwendung unter diversen MS-365-Tools wie beispielsweise Microsoft Outlook oder Excel (Add-In).

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Im Zentrum moderner Organisationen und Unternehmen steht die nahtlose interne und externe Zusammenarbeit unterschiedlichster Teams. Microsoft 365 (M365), die führende Produktivitäts-Cloud, ermöglicht transparenten Zugriff auf relevante Informationen, Dokumente und Daten – für einen effektiven Wissenstransfer über alle Hierarchieebenen hinweg. Mit Tools wie SharePoint für Dokumentenmanagement, Teams für Kommunikation und Kollaboration sowie Planner für Aufgaben- und Projektmanagement werden digitale Workflows strukturiert und optimiert.

Die Plattform unterstützt die Digitalisierung und Automatisierung bestehender Geschäftsprozesse und sorgt für reibungslose Kommunikations- und Entscheidungsabläufe. Ein tiefes Verständnis der einzelnen M365-Komponenten ist entscheidend, um effektive Workflows und konsistente Datenstrukturen zu gewährleisten. Zusätzlich bietet die native KI-Funktion Microsoft Copilot Unterstützung, die sich mittlerweile direkt oder indirekt in zahlreiche Anwendungen der Suite integriert und die Effizienz in Zusammenarbeit, Dokumenten- und Projektmanagement deutlich steigert.

Highlights:

• Zentrale M365-Tools in der organisierten Zusammenarbeit von Gruppen

• Effizientes Wissens- und Dokumentenmanagement mit SharePoint

• Team-Kollaboration und Kommunikationssteuerung mit Microsoft Teams

• Aufgaben- und Projektplanung mit Planner für strukturierte Workflows

• Microsoft Copilot für automatisierte Analysen und zur Produktivitätssteigerung

Microsoft 365 bzw. MS 365 ist plattformübergreifend verfügbar, kann flexibel in Organisationen jeder Größe eingesetzt werden und ermöglicht die direkte Umsetzung digitaler Arbeitsabläufe – sowohl auf Desktop als auch mobil.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Microsoft Teams ist weit mehr als ein Werkzeug für Chats, Video oder Sprachkonferenzen. Als zentrale Arbeitsplattform innerhalb von Microsoft 365 ermöglicht Teams den strukturierten Aufbau von Projekt und Arbeitsorganisationen, in denen Kommunikation, Dokumente und Prozesse gebündelt zusammenlaufen. Teams und Kanäle bilden dabei die Grundlage für einen transparenten Informations- und Datenaustausch und unterstützen die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten über den gesamten Projektverlauf hinweg.

Eine Stärke von MS Teams ist die nahtlose Integration weiterer MS-365 Apps: Microsoft Lists unterstützt die strukturierte Erfassung und Nachverfolgung von Aufgaben, Informationen und Projektständen, während die Genehmigungen App (Approvals) Freigabe und Entscheidungsprozesse direkt im Team abbildet. Mit der App Schichten (Shifts) lassen sich Arbeits und Einsatzzeiten planen und dokumentieren. Zusammengenommen entsteht eine integrierte Projektumgebung, die sowohl zentrale als auch dezentrale Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

Highlights:

• Strukturierter Aufbau von Projekt und Arbeitsgruppen in MS Teams

• Transparente interne und externe Kommunikation über Teams und Kanäle

• Einsatz von Microsoft Lists zur Aufgaben und Informationsverwaltung

• Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit Teams Approvals

• Arbeits und Einsatzzeiterfassung mit der Teams App Schichten

MS Teams fungiert als zentrale Plattform für die Projektorganisation, in der Kommunikation, Aufgaben, Freigaben und Arbeitszeiten zusammengeführt werden. Durch die integrierte Nutzung von Lists, Genehmigungen und Schichten lassen sich Projekte strukturiert, nachvollziehbar und effizient innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems organisieren.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Microsoft Outlook ist im Arbeitsalltag vieler Organisationen weit mehr als ein Werkzeug für E Mails und Termine. Als zentraler Knotenpunkt innerhalb von Microsoft 365 bündelt Outlook Kommunikation, Zeitplanung und persönliche Arbeitsorganisation. Mit der neuen Outlook Generation und der Integration von Copilot entwickelt sich das Tool zu einer aktiven Arbeitsoberfläche: Inhalte werden zusammengefasst, Prioritäten sichtbar gemacht und nächste Schritte strukturiert vorbereitet. Outlook unterstützt damit nicht nur das Verwalten von Informationen, sondern deren gezielte Verarbeitung im Arbeitskontext.

Im Zusammenspiel mit To Do, Kalender, OneNote und Microsoft Teams entstehen durchgängige Workflows, die individuelle Selbstorganisation und Teamarbeit miteinander verbinden. Aufgaben lassen sich direkt aus E Mails ableiten, Termine mit Kontext anreichern und Informationen projekt- oder themenbezogen bündeln. Copilot unterstützt dabei das Herausarbeiten von Kernaussagen und Handlungsbedarfen. Der Fokus liegt auf einer bewussten Steuerung von Informationsflüssen und Arbeitszeit im Microsoft 365 Ökosystem.

Highlights:

• Outlook als zentrale Arbeits und Organisationsoberfläche in Microsoft 365

• Copilot gestützte Zusammenfassungen, Priorisierung und Ableitung von Aufgaben

• Durchgängige Workflows mit To Do, Kalender, OneNote und Teams

• Effiziente Selbstorganisation und transparente Zusammenarbeit

• Strukturierter Umgang mit E Mail Volumen und Terminanforderungen

Microsoft Outlook steht exemplarisch für den Wandel digitaler Arbeitswerkzeuge: weg vom reinen Kommunikationsmittel, hin zu einer integrierten Arbeitsumgebung. In Verbindung mit Copilot und weiteren Microsoft 365 Tools wird Outlook zu einem zentralen Baustein moderner Wissens und Selbstorganisation im Berufsalltag.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Eine zeitgemäße Geschäftskorrespondenz in Unternehmen und Organisationen orientiert sich gleichermaßen an formalen Standards und an den Erwartungen von Kundinnen und Kunden. In Microsoft Word und Outlook lassen sich professionelle Briefe und E Mails erstellen, die den Vorgaben der DIN 5008:2020 entsprechen und zugleich verständlich, präzise und adressatenorientiert formuliert sind. Neben Layout und Struktur spielt dabei die sprachliche Qualität eine zentrale Rolle, die sich u. a. am Hamburger Verständlichkeitskonzept ausrichten kann.

Als De facto Standard der digitalen Geschäftskommunikation ergänzen sich Microsoft Word und Microsoft Outlook funktional im täglichen Arbeitsalltag (Serienmails aus Word). Durch den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), auch mit MS Copilot (Chat), als digitaler Schreibassistenz lassen sich Texte schneller entwerfen, überarbeiten und personalisieren. KI gestützte Funktionen unterstützen bei Formulierungen, Tonalität und Struktur, während Schnellbausteine, Serienbriefe und einfache Automatisierungen eine systematische Texterstellung ermöglichen. So entsteht effiziente, konsistente und professionelle Geschäftskorrespondenz – von der individuellen E Mail bis zum standardisierten Geschäftsbrief.

Highlights:

• Geschäftskorrespondenz mit MS Word und Outlook nach DIN 5008

• Pflicht und optionale Bestandteile von Geschäftsbriefen und E Mails

• Kundenzentrierte Sprache nach dem Hamburger Verständlichkeitskonzept

• Personalisierung durch Serienbriefe, Felder und Textbausteine

• KI (u. a. MS Copilot) als Schreib und Optimierungsassistenz

Die Verbindung von MS Word, Outlook und Künstlicher Intelligenz ermöglicht eine moderne, effiziente und qualitativ hochwertige Geschäftskorrespondenz. Der Kurs ordnet KI als unterstützendes Werkzeug ein, das formale Standards sichert, Schreibprozesse beschleunigt und die kundenorientierte Kommunikation nachhaltig verbessert.

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Microsoft Outlook ist eines der zentralen Werkzeuge innerhalb von Microsoft 365 (M365) und bündelt E Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche. Die Veranstaltung vermittelt einen verlässlichen Überblick über Aufbau, Grundfunktionen und typische Einsatzszenarien von Outlook. Ziel ist es, die Anwendung sicher einzuordnen und in einem anspruchsvollen Büromanagement als persönliches Organisationswerkzeug bewusst zu nutzen. Gerade nach einem Umstieg von der klassischen auf die neue Benutzeroberfläche.

Behandelt werden grundlegende Arbeitsweisen zur strukturierten E Mail Bearbeitung, zur Planung von Terminen und Besprechungen sowie zur Verwaltung von Aufgaben. Darüber hinaus wird aufgezeigt, wie Outlook mit weiteren Diensten in Microsoft 365 – etwa Kalender, To Do oder OneNote – zusammenspielt. Die Veranstaltung schafft damit eine solide Basis für produktivere Workflows sowie für eine vertiefte Selbst und Teamorganisation. Zudem wird ein erster Einblick in die integrierte Anwendung von MS Copilot (Chat) gegeben.

Highlights:

• Aufbau und zentrale Funktionen von Microsoft Outlook

• E Mail Organisation, Kalender und Aufgaben im Überblick

• Erste Schritte zur persönlichen Selbstorganisation

• Zusammenspiel von Outlook mit To Do und OneNote

• Orientierung innerhalb der Microsoft 365 Arbeitsumgebung

Diese Veranstaltung dient als grundlegende Einführung und Orientierung für den professionellen Einsatz von Microsoft Outlook. Sie eröffnet integrierte Workflows für mehr Produktivität und digitaler Selbst und Teamorganisation in Microsoft 365 (M365, Produktivitätscloud).

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Microsoft OneNote zählt zu den weltweit etablierten digitalen Notizlösungen und ist integraler Bestandteil der Microsoft 365 Umgebung. Es lässt sich nahtlos in klassische Office Anwendungen sowie in MS Teams und SharePoint einbinden und unterstützt dadurch strukturierte, zugleich flexible Arbeitsprozesse. Insbesondere in der Zusammenarbeit bietet OneNote eine verlässliche Grundlage für die gemeinsame Erfassung, Strukturierung und Weitergabe von Informationen und stellt damit ein zentrales Werkzeug für modernes Wissensmanagement dar.

Die Arbeit mit OneNote erfolgt auf drei Ebenen – Notizbücher, Abschnitte und Seiten –, die eine klare semantische Strukturierung von Inhalten ermöglichen. Durch Verknüpfungen, Suchfunktionen und die Integration in weitere M365 Apps – auch MS Copilot – lassen sich Informationen kontextbezogen aufbereiten und weiterentwickeln. So unterstützt OneNote sowohl die teamorientierte Steuerung von Arbeits und Innovationsprozessen als auch die individuelle Organisation von Aufgaben, Ideen und Dokumentationen.

Highlights:

• Professionelle Arbeitsweise mit MS OneNote im Teamkontext

• Strukturierter Wissensaufbau durch Notizbücher, Abschnitte und Seiten

• Praxisorientiertes Wissensmanagement im Büroalltag

• Unterstützung von Arbeits und Innovationsprozessen in Teams

• Kompatibilität mit MS Outlook zur Aufgaben und Terminverknüpfung

MS OneNote fungiert in der Teamarbeit als zentrale Wissensbasis, in der Informationen strukturiert erfasst, kontinuierlich weiterentwickelt und organisationsweit verfügbar gemacht werden. Durch die klare Struktur aus Notizbüchern, Abschnitten und Seiten unterstützt OneNote ein nachhaltiges Wissensmanagement, das Transparenz schafft, Informationsverluste reduziert und den langfristigen Erhalt von Erfahrungs- und Prozesswissen sichert.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

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Power Query („Daten abrufen und transformieren“) bietet unter Microsoft Excel um eine leistungsstarke Umgebung für die strukturierte Datenaufbereitung. Mit dem integrierten Editor können Benutzer Abfragen erstellen, Daten bereinigen, transformieren und systematisch analysieren. Verschiedene Datenquellen und -formate lassen sich einbinden, wobei bestehende Beziehungen zwischen Tabellen, etwa im Rahmen eines Entity-Relationship-Modells, insbesondere bei größeren Datenmengen berücksichtigt werden können.

Power Query ermöglicht zudem den Import externer sowie cloud und webbasierter Datenquellen, die bei Bedarf „live“ aktualisiert werden können. Tabellen und Datenbanken lassen sich zusammenführen und gezielt nach Spalten oder Attributen abfragen. Ergänzend unterstützen KI Funktionen in Excel, Copilot oder Copilot Chat, bei der Strukturierung, Dokumentation sowie Optimierung von Abfragen und Workflows, was die Arbeitsproduktivität deutlich erhöht.

Highlights:

• Der Power Query Editor und seine zentralen Anwendungsmöglichkeiten

• Laden, Transformieren und Zusammenführen einzelner Tabellen

• Import diverser Datenquellen mit definierten Beziehungen

• Cloud und webbasierte Datenanalyse mit Aktualisierungslogik

• Praxisnahe Use Cases sowie unterstützender Einsatz von KI Funktionen

Power Query bildet die Grundlage für eine reproduzierbare und skalierbare Datenanalyse in Microsoft Excel. In Kombination mit KI gestützter Assistenz lassen sich Transformationsprozesse transparenter gestalten, Analysepfade schneller entwickeln und datenbasierte Entscheidungen effizient vorbereiten.

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Microsoft Excel bildet seit Jahrzehnten die Grundlage für strukturierte Datenarbeit in Verwaltung, Wirtschaft und Bildung. Mit der Integration von Copilot Chat wird Excel um eine dialogorientierte Ebene erweitert, die den Zugang zu Analyse , Strukturierungs- und Auswertungsfunktionen vereinfacht. Aufgaben wie das Erstellen und Verstehen von Formeln, das Filtern und Hervorheben relevanter Daten oder die Ableitung von Zusammenfassungen lassen sich über natürliche Sprache anstoßen und kontextbezogen erläutern. Damit entsteht ein hybrider Arbeitsmodus, in dem klassische Tabellenlogik und KI Assistenz miteinander verzahnt sind.

Copilot Chat ist direkt in Excel integriert und arbeitet kontextbezogen mit der geöffneten Arbeitsmappe, ohne Medienbrüche oder externe Werkzeuge. Die KI unterstützt bei Berechnungen, erklärt Formeln, bereitet Daten visuell auf und liefert erste analytische Hinweise zu Trends und Ausreißern. Ergebnisse lassen sich unmittelbar in die Tabellenstruktur übernehmen und weiterbearbeiten, sodass Excel als zentrales Arbeitsinstrument erhalten bleibt und der Einstieg in komplexe Funktionen erleichtert wird.

Highlights:

• Grundlagen strukturierter Datenarbeit in Excel (Tabellen, Bereiche, Logik)

• Copilot Chat als integrierte Analyse und Erklärungsebene in Excel

• Formelerstellung und -interpretation über natürliche Sprache

• Datenanalyse: Filtern, Hervorheben, Pivot nahe Auswertungen und Diagramme

• Automatisierung von Routineaufgaben und Verbesserung der Datenqualität

Copilot Chat erweitert Excel in Microsoft 365 um eine dialogorientierte Arbeitsebene, mit der sich Analyse und Strukturierungsaufgaben schneller anstoßen und besser nachvollziehen lassen. Der nachhaltige Mehrwert entsteht dort, wo KI Unterstützung mit grundlegender Datenkompetenz kombiniert und Ergebnisse kritisch geprüft sowie fachlich eingeordnet werden.

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Projektarbeit ist heute in vielen Organisationen der Regelfall. Microsoft Planner bildet innerhalb von Microsoft 365, der Produktivitätscloud, einen zentralen Einstiegspunkt für die strukturierte Organisation von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. Projekte werden transparent geplant, Zuständigkeiten klar zugewiesen und Fortschritte nachvollziehbar dokumentiert. Im Zusammenspiel mit Microsoft Teams entsteht eine gemeinsame Arbeitsbasis für Planung und Umsetzung.

Ergänzt durch To Do, SharePoint und gegebenenfalls auch OneNote wird Planner Teil eines integrierten Projektmanagement Ansatzes. Persönliche Arbeitsorganisation, Teamaufgaben, Projektdokumentation und Kommunikation greifen ineinander. Automatisierungen mit Power Automate unterstützen perspektivisch wiederkehrende Abläufe. Der Fokus liegt auf praxistauglicher Projektplanung, die Selbstorganisation, Teamtransparenz und verlässliche Steuerung fördert.

Highlights:

• Einführung in Microsoft Planner als zentrales Werkzeug der Projektorganisation

• Strukturierung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen

• Zusammenspiel von Planner mit Teams, To Do, SharePoint und OneNote

• Transparente Zusammenarbeit und klare Nachvollziehbarkeit von Projektfortschritten

• Grundlagen zur Erweiterung durch Automatisierung und Auswertung in Microsoft 365

Microsoft 365 (M365) ermöglicht einen integrierten Ansatz der Projektarbeit, bei dem Planung, Kommunikation und Dokumentation nicht getrennt voneinander stattfinden. Microsoft Planner fungiert dabei als niedrigschwelliger, aber wirkungsvoller Einstieg in eine strukturierte Projektorganisation, die sich flexibel an unterschiedliche Projektgrößen und Arbeitsweisen anpassen lässt.

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PivotTables und Pivot Diagramme bilden den Kern einer strukturierten Datenanalyse und Datenvisualisierung in Microsoft Excel. Auf Basis intelligenter Tabellen lassen sich umfangreiche Datenbestände filtern, verdichten und auswerten. Ergänzend unterstützt Copilot Chat bzw. Copilot dabei, Abfragen vorzuschlagen, Berechnungen zu erläutern und Visualisierungen kontextbezogen abzuleiten. So entsteht eine belastbare Grundlage für datenbasierte Entscheidungen – auch in kollaborativen Arbeitsumgebungen.

Pivot Tabellen und Diagramme zählen zur operativen Business Intelligence (BI) und lassen sich nahtlos in dynamische Dashboards integrieren. Datenschnitte, Zeitachsen und interaktive Filter ermöglichen flexible Perspektivwechsel. KI Funktionen in Excel, insbesondere Copilot, unterstützen bei der Interpretation von Mustern, Ausreißern und Trends sowie bei der Weiterentwicklung bestehender Auswertungen. Dadurch werden Analyse Workflows effizienter und visuelle Erkenntnisse schneller zugänglich.

Highlights:

• PivotTables und Pivot Charts: praxisnahe Anwendungsszenarien

• Berechnete Felder und Bereiche in Pivot Tabellen

• Strukturierte Pivot Diagramme und interaktive Auswertungen

• Dynamische Dashboards mit Datenschnitten und Zeitachsen

• KI gestützte Analyse und Interpretation mit Copilot & Copilot Chat

Die Verbindung klassischer Excel Werkzeuge zur Datenvisualisierung mit KI gestützter Assistenz erweitert Business Intelligence Ansätze um eine dialogbasierte Analyseebene. Copilot und Copilot Chat unterstützen dabei, Daten schneller zu strukturieren, Auswertungen nachvollziehbarer zu gestalten und Dashboards gezielt weiterzuentwickeln.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“